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7 bewährte Tipps aus über 1.000 begleiteten Audits – damit Sie entspannt in Ihr Zertifizierungsaudit gehen. Kein Theorie-Ballast, nur das, was wirklich zählt.
Die wichtigste Erkenntnis aus über 30 Jahren Qualitätsmanagement: Sie müssen nichts auswendig lernen. Sie müssen nur wissen, wo Ihre Nachweise stehen. Machen Sie die Managementbewertung zum Einstieg, erstellen Sie eine Nachweisliste zum Auditplan und lassen Sie Ihre Dokumente sprechen.
Schritt 1
Bevor das Audit stattfindet, erhalten Sie vom Auditor einen Auditplan. Darin steht genau, was wann geprüft wird. Dieser Plan ist Ihr Fahrplan – und Ihre wichtigste Grundlage für die Vorbereitung.
Ein ISO 9001 Zertifizierungsaudit besteht aus zwei Stufen:
Stufe 1 – Dokumentenprüfung: Der Auditor prüft, ob alle notwendigen Dokumente vorhanden sind. Existieren sie? Sind sie vollständig? Passen sie zur Norm? Das ist im Wesentlichen eine Schreibtischprüfung.
Die wichtigste Erkenntnis aus über 30 Jahren Qualitätsmanagement: Sie müssen nichts auswendig lernen. Sie müssen nur wissen, wo Ihre Nachweise stehen. Machen Sie die Managementbewertung zum Einstieg, erstellen Sie eine Nachweisliste zum Auditplan und lassen Sie Ihre Dokumente sprechen.
Drucken Sie den Auditplan aus und markieren Sie zu jedem Punkt, wo der Nachweis zu finden ist. Das ist Ihr Spickzettel – und nimmt Ihnen die Nervosität.
Schritt 2
Wenn es ein Dokument gibt, das Sie im Audit immer griffbereit haben sollten, dann ist es die Managementbewertung (auch Management Review genannt). Warum? Weil darin fast alles steht, was der Auditor am ersten Tag sehen will:
Mein Tipp für den Audittag: Öffnen Sie die Managementbewertung als Erstes und bieten Sie dem Auditor an, gemeinsam durchzugehen. Viele Auditoren schätzen das, weil sie so systematisch ihre Nachweise bekommen.
Die Managementbewertung ist wie ein Inhaltsverzeichnis für Ihr gesamtes QM-System. Wenn Sie dieses Dokument beherrschen, haben Sie 70% des Audits im Griff.
Schritt 3
Erstellen Sie eine Übersicht: Links die Auditpunkte aus dem Auditplan, rechts der Ort des Nachweises – zum Beispiel: „Unternehmenshandbuch Kapitel 4″, „Managementbewertung Seite 3″ oder „Interner Auditbericht 2025″.
Diese Liste gibt Ihnen Sicherheit. Wenn der Auditor eine Frage stellt, schauen Sie auf Ihre Liste und öffnen das richtige Dokument. Kein hektisches Suchen, kein Stress.
Investieren Sie zwei Stunden in die Nachweisliste. Es ist die beste Zeitinvestition für Ihre gesamte Auditvorbereitung – und Ihr bestes Mittel gegen Nervosität.
Schritt 4
Das ist vielleicht der wichtigste Tipp in diesem Leitfaden: Lernen Sie nichts auswendig. Alles, was Sie frei erzählen, kann gegen Sie arbeiten.
Warum? Weil der Auditor Details hinterfragt. Wenn Sie etwas erzählen, das nicht genau so in Ihren Dokumenten steht, entsteht ein Widerspruch. Und Widersprüche zwischen dem Gesagten und dem Dokumentierten – das führt zu Feststellungen.
Stattdessen: Zeigen Sie dem Auditor immer zuerst das Dokument. Dann erzählen Sie ergänzend, wie das in der Praxis aussieht. Die Reihenfolge ist entscheidend.
Mein Tipp für den Audittag: Öffnen Sie die Managementbewertung als Erstes und bieten Sie dem Auditor an, gemeinsam durchzugehen. Viele Auditoren schätzen das, weil sie so systematisch ihre Nachweise bekommen.
Erst das Dokument zeigen, dann ergänzend erzählen. Nie umgekehrt.
Schritt 5
Am zweiten Audittag will der Auditor sehen, dass Ihre dokumentierten Prozesse auch gelebt werden. Er spricht mit Mitarbeitern und will konkrete Beispiele.
Die beste Vorbereitung: Jeder Mitarbeiter, der im Audit befragt wird, bereitet ein konkretes Beispiel aus seiner täglichen Arbeit vor.
Erklären Sie Prozesse nie theoretisch. Ein konkretes Beispiel ist immer überzeugender – und für Sie leichter zu erklären.
Schritt 6
Ein häufiger Fehler nach 30 Jahren Beratungserfahrung: Unternehmen dokumentieren zu viel. Besonders wenn der Auditor sagt: „Das könnten Sie noch detaillierter beschreiben.“
Dann wird ergänzt und detailliert. Drei Jahre später stimmt die Dokumentation nicht mehr mit der Realität überein – weil niemand sie aktualisiert hat. Und genau das führt zu Feststellungen im nächsten Audit.
Mein Grundsatz: So wenig wie möglich, so viel wie nötig. Ein kurzer Satz, der den Verantwortlichen benennt, ist oft ausreichend.
Wenn der Auditor mehr Dokumentation vorschlägt, können Sie freundlich entgegnen: „Wir halten unsere Dokumentation bewusst schlank, damit wir sie auch aktuell halten können.“
Bevor Sie etwas dokumentieren, fragen Sie sich: Wird das in zwei Jahren noch gepflegt? Wenn nein, lassen Sie es. Alles, was Sie dokumentieren, müssen Sie auch aktuell halten.
Schritt 7
Der Auditor ist kein Feind. Er ist ein Fachmann, der überprüft, ob Ihr System funktioniert. Die meisten Auditoren sind fair und pragmatisch.
Ruhe bewahren. Wenn Sie eine Frage nicht sofort beantworten können: „Einen Moment, das schaue ich kurz nach.“ Das ist völlig normal und wird erwartet.
Nur antworten, was gefragt wird. Jede zusätzliche Information kann zu Nachfragen führen. Halten Sie Ihre Antworten präzise.
Nicht umfallen. Wenn der Auditor mehr Dokumentation vorschlägt: „Das nehmen wir mit und prüfen, ob das für uns sinnvoll ist.“ Versprechen Sie nichts sofort.
Ehrlich bleiben. „Da haben wir noch Verbesserungspotenzial“ ist immer besser als eine Ausrede.
Manche Auditoren prüfen die gleichen Punkte am ersten und zweiten Tag. Das ist kein Trick – antworten Sie einfach genauso wie beim ersten Mal.
Der Auditor ist kein Feind. Er ist ein Fachmann, der überprüft, ob Ihr System funktioniert. Die meisten Auditoren sind fair und pragmatisch.
Auditplan verstehen – Wissen, was wann geprüft wird
Managementbewertung griffbereit – Ihr zentrales Nachweisdokument
Nachweisliste erstellen – Jedem Auditpunkt einen Nachweis zuordnen
Dokumente sprechen lassen – Erst zeigen, dann erzählen
Prozesse mit Beispielen – Konkret schlägt theoretisch
Dokumentation schlank halten – Nur so viel wie nötig
Ruhig und ehrlich bleiben – Der Auditor ist kein Gegner
Das Audit ist kein Test, bei dem man durchfallen kann. Es ist eine Überprüfung, ob Ihr System funktioniert. Und wenn Sie Ihre Prozesse leben, dann tut es das auch.
Erstellen Sie eine Nachweisliste zum Auditplan, halten Sie die Managementbewertung griffbereit, bereiten Sie konkrete Beispiele für Ihre Prozesse vor und halten Sie die Dokumentation schlank. Lernen Sie nichts auswendig – lassen Sie Ihre Dokumente sprechen.
Die Managementbewertung. Sie enthält Qualitätsziele, Auditergebnisse, Kundenzufriedenheit, Korrekturmaßnahmen, Risiken und Ressourcen – also fast alles, was der Auditor am ersten Tag sehen möchte. Öffnen Sie sie als erstes Dokument im Audit.
Am ersten Tag (Stufe 1) prüft der Auditor die Dokumentation: Unternehmenshandbuch, Managementbewertung, interne Audits, Qualitätsziele und bindende Verpflichtungen. Es ist eine Schreibtischprüfung, ob alle Nachweise vorhanden sind.
Am zweiten Tag (Stufe 2) geht es um die Umsetzung. Der Auditor spricht mit Mitarbeitern und will anhand konkreter Beispiele sehen, dass dokumentierte Prozesse auch gelebt werden – z.B. Auftragsabwicklung, Lieferantenbewertung oder Reklamationsbearbeitung.
Nein. Lernen Sie nichts auswendig. Zeigen Sie dem Auditor immer zuerst das Dokument, dann erzählen Sie ergänzend. Frei Erzähltes, das nicht mit der Dokumentation übereinstimmt, kann zu Feststellungen führen.
So wenig wie möglich, so viel wie nötig. Zu viel Dokumentation wird nicht aktuell gehalten und führt zu Abweichungen. Ein kurzer Satz, der den Verantwortlichen und den Prozess benennt, ist oft ausreichend.
Ich begleite kleine und mittlere Unternehmen durch den gesamten Zertifizierungsprozess – von der Dokumentation bis zum bestandenen Audit.
QM-Berater seit 1994. Spezialist für ISO 9001, 14001 und 45001 Zertifizierungen für kleine und mittlere Unternehmen. Über 1.000 Audits begleitet.
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