Wichtige Praxistipps bei der Einführung der ISO 9001

Es gibt drei Fehler, die kleine und mittlere Unternehmen auf dem Weg zur Zertifizierung häufig machen:

• Die Unternehmen verwenden Musterbücher als QM-Handbuch, setzen lediglich ihr Logo und ihre Daten ein und versuchen anschließend, die vorformulierten Vorgaben in ihre Praxis umzusetzen. Dies kann nicht funktionieren, denn die Vorformulierungen passen nicht zum Unternehmen und zu seinen Prozessen. Es entwickelt sich ein QM-System, das in der Realität gar nicht existiert, nur damit es zu den Vorgaben passt.

Beim QM-Handbuch ist es also wichtig, dass ein Unternehmen seine eigenen Prozesse individuell, einfach und nachvollziehbar beschreibt. Damit ist die Realitätsnähe gegeben.

• Ein weiterer Fehler ist es, als QM-Einführung lediglich das Ziel zu formulieren, die Prozesse verändern zu wollen. Dies ist zu unkonkret und führt nicht zum Ziel, denn Zeit und Wille für die Veränderungen werden oftmals nicht aufgebracht. Besser ist es, klar auszudrücken, dass die Zertifizierung nach der ISO 9001 gefordert und benötigt wird. Mit dieser klaren Zielvorgabe können sich alle Beteiligten sofort auf den Weg machen.
• Außerdem geben viele Unternehmen beim Start des Projektes keinen festen Zeitpunkt für die Zertifizierung an. Diese Festlegung sollte unbedingt geschehen, denn anderenfalls kommt das Projekt zu spät oder gar nicht zum Ziel, da die Beteiligten nicht ausdrücklich darauf hinarbeiten.

QM System ohne Berater aufbauen?

Es gibt zahlreiche mittelständische Unternehmen, die ohne die Hilfe eines externen QM-Beraters ein QM-System aufbauen. Gegenwärtig beträgt ihr Anteil ungefähr 50 %. Die QM-Einführung ohne Hilfe von außen ist durchaus möglich, erfordert jedoch sehr viel Einsatz und Vorwissen aller Beteiligten, da sie sich umfassende Inhalte aneignen müssen.

Fördergelder beantragen

Mittlerweile ist vielen Unternehmen bekannt, dass es für die Zertifizierung Fördergelder gibt. Was noch nicht alle wissen: Diese Gelder müssen von den Unternehmen selbst beantragt werden – ein externer Berater darf dies nicht tun.

Was ghört in das QM-Handbuch?

Zur Zertifizierung gehört das QM-Handbuch, dessen Aufbau vorgegeben ist. Ein gutes Handbuch braucht nicht mehr als zehn Seiten zu enthalten und die drei wichtigsten Punkte sind folgende:

• Anschrift der Firma
• Der Geltungsbereich und die Ausschlüsse
• Der Verweis auf die mitgeltenden Unterlagen – sie machen das Unternehmen aus.

Ist die Vorbereitung auf die Zertifizierung ein Vollzeitjob?

Ein anderer wesentlicher Punkt ist der Zertifizierungsbeauftragte: Unternehmen ab 1000 Mitarbeitern, die über zusätzliche Standorte verfügen, brauchen einen in Vollzeit arbeitenden Zertifizierungsbeauftragten. Optimalerweise ist er in der mittleren Hierarchieebene angesiedelt und hat die Kernaufgabe, alle Prozesse und Aufgaben, die mit dem Weg zur Zertifizierung zusammenhängen, zu koordinieren. Er muss nicht alles selbst ausführen, aber bei ihm laufen alle Fäden zusammen.

Welche ist die häufigste Zertifizierung?

Neben der ISO 9001 gibt es weitere Zertifizierungen und Gütesiegel. Die ISO 9001 ist jedoch die mit Abstand am häufigsten vorzufindende Zertifizierung. Dies erleichtert den Kunden und Verbrauchern die Übersicht und schafft ein möglichst einheitliches Gütesiegel zur Orientierung.

ISO 9001 Revision 2015

Nun steht als nächster größerer Schritt die Umstellung auf die ISO 9001:2015 an, die ab Herbst gelten wird. Damit verbunden ist die Frage, wie sich ein Unternehmen optimal auf die neue Norm vorbereitet. In der Praxis am besten bewährt hat sich die Strategie, sich bei Unternehmen zu informieren, die bereits zertifiziert sind – dies war schon bei der bisherigen Norm sehr hilfreich. Zertifizierte Firmen können ihre Erfahrungen weitergeben und dafür sorgen, dass Fehler vermieden werden. Der geeignetste Gesprächspartner hierfür ist der Leiter des Projektes – und nicht der Geschäftsführer, wenn dieser nicht der Projektleiter war.
Ansonsten reicht es aus, in der Dokumentation die Forderungen der neuen Norm zu ergänzen – hauptsächlich betrifft diese Ergänzung das Thema „Risiko.“ Ein guter Nebeneffekt dieser Überarbeitung ist es außerdem, die QM-Dokumentation hinsichtlich ihrer Gültigkeit und Praxisnähe zu überprüfen. Wenn es Punkte gibt, die gar nicht gelebt werden, werden sie entfernt und die Dokumentation verschlankt. Damit lassen sich zwei Aufgaben auf einmal durchführen.
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